10 Tipps zur Senkung der Mietwagenkosten

Die Optimierung der Reisekosten spielt eine zentrale Rolle im modernen Travel Management. Besonders bei Geschäftsreisen können Mietwagen ein großer Kostenfaktor sein. Mit der richtigen Strategie und einer professionellen Travel Management Software lassen sich jedoch erhebliche Einsparungen erzielen. Hier sind zehn bewährte Tipps, wie Unternehmen und Reisende durch den gezielten Einsatz von Mietwagenfirmen und Softwarelösungen ihre Reisekosten effizient senken können.

1. Mietwagen außerhalb von Flughäfen und Bahnhöfen anmieten

Mietwagen, die an Flughäfen oder Bahnhöfen abgeholt werden, sind oft mit höheren Gebühren verbunden. Diese sogenannten Standortzuschläge lassen sich vermeiden, indem das Fahrzeug an einer Stadtstation abgeholt wird. Eine gute Travel Management Software kann diese Optionen automatisch vorschlagen, um zusätzliche Kosten zu sparen.

2. Langzeitmieten nutzen

Bei längeren Geschäftsreisen von mehr als 30 Tagen bieten viele Mietwagenfirmen spezielle Tarife an. Diese Langzeittarife sind in der Regel günstiger als die tägliche Anmietung. Es lohnt sich, über die Travel Management Software nach solchen Angeboten zu suchen und Firmenkonditionen zu nutzen.

3. Corporate Rates im Travel Management System

Viele Unternehmen haben über ihre Travel Management Software Zugriff auf spezielle Firmenkonditionen bei bestimmten Mietwagenanbietern. Diese Corporate Rates bieten oft erhebliche Rabatte und zusätzliche Vorteile, wie inkludierte Versicherungen. Unternehmen sollten daher bevorzugt mit ausgewählten Partnern arbeiten, um die besten Konditionen zu sichern.

4. Frühzeitige Buchung von Mietwagen

Die Kosten für Mietwagen steigen oft, je näher der Abholtermin rückt. Durch frühzeitige Buchung über das Travel Management System lassen sich bessere Tarife finden. Automatisierte Erinnerungen und Buchungsoptimierungen helfen dabei, den besten Zeitpunkt für die Reservierung zu erkennen.

5. Zusätzliche Kosten für unnötige Extras vermeiden

Navigationssysteme, zusätzliche Versicherungen oder andere Extras können die Mietwagenkosten in die Höhe treiben. Die meisten Firmenraten beinhalten bereits alle notwendigen Leistungen. Über die Travel Management Software lassen sich diese Zusatzkosten leicht identifizieren und vermeiden.

6. Kilometerbeschränkungen berücksichtigen

Achten Sie auf Angebote ohne Kilometerbegrenzung. Gerade bei längeren Geschäftsreisen können Angebote mit Kilometerlimit teuer werden, wenn die erlaubte Strecke überschritten wird. Eine effiziente Travel Management Software kann diese Risiken aufzeigen und entsprechend kosteneffektive Optionen vorschlagen.

7. Fahrzeug selbst abholen

Das Anliefern eines Mietwagens an eine bestimmte Adresse verursacht oft zusätzliche Kosten. Ist die Mietstation leicht erreichbar, kann die eigenständige Abholung des Fahrzeugs diese unnötigen Ausgaben reduzieren. Auch hier hilft eine Travel Management Software, die besten Optionen anzuzeigen.

8. Anmietzeiten clever planen

Ein Miet-Tag umfasst in der Regel 24 Stunden. Wer das Fahrzeug unnötig länger behält, zahlt für zusätzliche Tage. Mit der richtigen Planung und Buchung über ein Travel Management System lässt sich die Mietdauer optimal steuern, um Kosten zu sparen.

9. Fahrzeug bei Übernahme prüfen

Ein kurzer Check des Fahrzeugs bei der Übernahme kann spätere Missverständnisse vermeiden. Dokumentieren Sie eventuelle Schäden mit dem Handy. Viele Travel Management Systeme bieten mittlerweile auch digitale Lösungen zur Dokumentation an, die den Mietwagenprozess transparenter gestalten.

10. Mietwagen vollgetankt zurückgeben

Die “Full-to-Full”-Regelung, bei der das Fahrzeug vollgetankt zurückgegeben werden muss, ist besonders für Geschäftsreisen kosteneffizient. Der Tankservice des Vermieters ist oft mit hohen Gebühren verbunden. Eine gute Travel Management Software erinnert Reisende daran, das Fahrzeug rechtzeitig zu tanken, bevor es zurückgegeben wird.

Fazit: Effiziente Mietwagenbuchung durch eine Travel Management Software

Durch die richtige Nutzung von Mietwagenstrategien und die Implementierung einer umfassenden Travel Management Software können Unternehmen erhebliche Einsparungen bei den Reisekosten erzielen. Diese Softwarelösungen bieten nicht nur bessere Konditionen, sondern ermöglichen auch eine effizientere Verwaltung der Buchungen, was letztlich zu einem kosteneffizienten Reisemanagement führt. Geschäftsreisen werden dadurch planbarer, kostengünstiger und stressfreier.

Mit diesen Tipps lassen sich Mietwagenkosten auf Geschäftsreisen signifikant reduzieren – und eine Travel Management Software ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.