Gelungene Transformationen beginnen mit der Implementierung

Interview mit Gisela Maniera

Travel Managerin LVM Versicherung

2017 führten die LVM Versicherung die Online Booking Engine, den Atlatos Profi Traveller, ein. Für die Tochtergesellschaft Augsburger Aktienbank wurden 2018 auch der End-2-End Prozess, die Online Booking Engine inkl. Reisekostenabrechnung, implementiert.

Wie war die Ausgangssituation der LVM Versicherung vor Einführung der Atlatos Lösungen?

In der Vergangenheit wurden alle Buchungen per Anfrage-Formular über die Reisestelle gebucht. Fehlten entscheidende Informationen auf dem Anfrage-Formular erfolgte noch eine Abstimmung zwischen Reisestelle und Reisendem. Manche Hotelbuchungen wurden auch direkt von den Mitarbeitern gebucht. Mühsam war auch die Zahlung der Hotels mit Kostenübernahme. Ein Überblick über alle Reisebuchungen fiel uns schwer, da auch die eine oder andere Tochtergesellschaft eigene Reiseprozesse implementiert hatte.

Wie sieht der Buchungsprozess heute bei der LVM Versicherung aus?

Heute buchen den größten Teil der Geschäftsreisen die Mitarbeiter selbst über den Atlatos Profi Traveller. Nur wenige komplexe Reisen werden noch über unsere Reisestelle gebucht. Wir hatten im ersten Schritt nicht mit einer so hohen Online-Buchungsquote gerechnet. Mit der Einführung der Online Booking Engine haben wir die zentrale Zahlung von Flügen, Hotels, Bahntickets und Mietwagen über den AirPlus Company Account konsequent umgesetzt. Mit dem AirPlus-Verfahren von dem Corporate Rates Club konnten wir die zentrale Zahlung von Hotels einfach umsetzen und gleichzeitig den Aufwand in der Buchhaltung erheblich reduzieren. Die Mitarbeiter haben unsere Geschäftsreise-­Lösung als sehr gut bewertet – zum einen lassen sich Geschäftsreisen jetzt sehr schnell und einfach planen und auf der anderen Seite muss kein Reisender in Vorleistung gehen.

Was ist Ihr Erfolgsrezept für die Einführung einer Online Booking Engine?

Wir haben zu Beginn sehr genau geprüft, welche Online Booking Engine am besten zu unserem Unternehmen passt. Im Fokus stand hier eine einfach zu bedienende Lösung, die individuell an unsere Unternehmenswünsche angepasst werden kann. Die optionale Reisekostenabrechnung war ein zusätzlicher Mehrwert, der heute von unserer Tochtergesellschaft sehr geschätzt wird. Nach der Auswahl der passenden Lösung haben wir 6 Monate die Systemeinführung genau geplant. Wir haben die Reisericht­linie neu überarbeitet, das System in unsere Systemlandschaft integriert und nach kompletter Systemeinrichtung ausgiebig getestet. Alle Mitarbeiter unserer Reisestelle waren bereits vor Systemlivegang Experten im Umgang mit der Online Booking Engine. In unserem Intranet haben wir zudem einen eigenen Reise-Bereich aufgebaut, der alle Themen zur Geschäftsreise und eben auch zur Reisebuchung genau beschreibt.

Der Service für die Reisenden ist bei der LVM Versicherung sehr wichtig?

Ja, wir möchten, dass sich unsere Reisenden um Ihr Tagesgeschäft kümmern können. Für alle Belange rund um die Geschäfts­reise können die LVM-Mitarbeiter sich immer an den Personalservice der LVM wenden. So haben wir auch bei der Einführung der Online Booking Engine immer mit Rat und Tat zur Verfügung gestanden. Die Aufgaben der Reise­stelle haben sich jedoch verlagert. Früher haben wir uns mehr um die Reisebuchung gekümmert, heute kümmern wir uns intensiver um typische Aufgaben des Travel Manage­ments wie eine Einkauf­steuerung, die Sicherheit und den Komfort der Reisenden sowie um andere Themen.

Warum würden Sie Atlatos weiterempfehlen?

Ja, zum einen gefällt uns das System sehr gut und alle unsere Reiseprozesse konnten wunschgemäß abgebildet werden. Vom Single Sign-On Verfahren, über eine Import-Schnittstelle zu unseren Stamm­daten und der Abbildung unserer Buchungs­prozesse. Wichtig war uns jedoch auch der persönliche Ansprechpartner bei der System­einrichtung und auch bei der Durchführung der Schulungen. Die enge Zusammenarbeit zwischen Atlatos, unserem Geschäftsreisen Reisebüro-Partner und uns hat den Prozess sehr vereinfacht.

Vielen Dank für das Gespräch, Frau Maniera.

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