Mobile END-2-END-Prozesse

Reiseantrag stellen, Freigabe erhalten, den Business Trip buchen und im Anschluss daran abrechnen. Über eine spezielle Smartphone-App mit automatisierter Texterkennung lässt sich dieser End-2-End-Prozess ganz bequem mobil erledigen. Das spart Nerven, Zeit – und Geld.

Gute alte Zeiten? Von wegen! Noch vor wenigen Jahren war jeder, der eine Dienstreise beantragen, sie buchen und anschließend abrechnen wollte, auf gleich mehrere verschiedene Systeme angewiesen. Und klar: Jedes einzelne Mal wollten die Daten wieder aufs Neue eingegeben werden. Was eine nerven- und zeitraubende Angelegenheit!

Vorbei! Längst haben sich Travel-Management-Systeme durchgesetzt, die auf modernen End-2-End-Prozessen aufsetzen. Statt also mehrerer, wird nur noch ein einzelnes System gebraucht, um die Prozesse rund um „Reiseantrag“, „Reisebuchung“ und „Reisekostenabrechnung“ durchzuführen. „All in one“, sozusagen.

Doch in Zeiten der Digitalisierung ist selbst da noch längst nicht der Schluss. Denn ab sofort muss ein Mitarbeiter für seine Reiseplanung nicht mehr zwingend am PC seiner Firma sitzen. Inzwischen sind ganzheitliche Travel-Management-Lösungen auf dem Vormarsch, mit denen sich die Reise-Administration ganz bequem auch auf einer speziellen Smartphone-App erledigen lässt.

Belege einfach abfotografieren, hochladen und fertig? OCR-Technologie macht`s möglich!

Die Verwendung so einer App verschafft Reisenden ein gehöriges Plus an Flexibilität, da sie immer und überall verfügbar ist. Besonders bei der kurzfristigen Reiseplanung unterwegs kann das praktisch sein. Darüber hinaus kann die Anwendung einer App viel Zeit, Nerven und damit bares Geld sparen. Denn der eigentliche Clou ist der Einsatz sogenannter OCR-Technologien (Optical Character Recognition) zur automatisierten Texterkennung. Damit müssen Reisende ihre Belege wie etwa Hotelrechnungen, Park- und Taxi-Quittungen nicht mehr mühsam händisch erfassen, also abtippen; sie müssen sie einfach nur noch abfotografieren.

Tatsächlich ist die OCR-Technologie heute so weit ausgereift, dass selbst sogenannte unstrukturierte Belege zu 80 Prozent korrekt verarbeitet werden, Tankquittungen beispielsweise.
Noch höher ist die Quote bei strukturierten Rechnungen wie denen für die Übernachtung. Hier werden mehr als 90 Prozent aller optisch erfassten Belege problemlos automatisiert, erfordern also keinerlei nachträgliche Bearbeitung.

Kurzum: Wer so eine App auf seinem Smartphone hat, ist in seiner Planung nicht nur deutlich flexibler. Darüber hinaus ist die mobile Lösung sogar deutlich bequemer zu handhaben als die PC-Variante ohne Fotofunktion. Das beginnt bereits beim Reiseantrag. Sobald dieser vonseiten des oder der Genehmigungsberechtigten freigegeben wird, ploppt die entsprechende Nachricht in der App des Reisenden auf – zusammen mit einer direkten Buchungsmöglichkeit. Bleibt dem Business Traveller im Anschluss an seine Reise nur noch, die Belege abzufotografieren, mit firmenspezifischen Angaben zu
versehen, hochzuladen – fertig.

Zufriedenheit rauf, Zeit und Kosten runter

Damit gehört dann auch der Schrecken vieler Geschäftsreisender der Vergangenheit an. Statt nach ihrer Rückkehr an den firmeneigenen Schreibtisch erst noch stundenlang Reisekostenanträge ausfüllen zu müssen, können sie sich sofort ihrer (eigentlichen) Arbeit widmen.

Voraussetzung für das reibungslose Gelingen ganzheitlicher mobiler End-2-End-Lösungen ist natürlich, dass diese auf dieselbe Logik aufbauen wie die Desktop-Lösung. Soll heißen:

Die Reiserichtlinien, die Kontierungen und die Genehmigungsprozesse müssen – wie auch alle anderen Unternehmenskonfigurationen – bei beiden Lösungen von Anfang an so integriert sein, sodass in der Nutzung und Abwicklung keinerlei Unterschiede bestehen. Weder für den Reisenden noch für die Kollegen, die für die Reise- und Rechnungsfreigabe verantwortlich sind.

Mehr noch: Damit auch eine mobil eingereichte Reiserechnung nach ihrer Freigabe automatisiert in der nachgelagerten Gehalts- oder Finanzbuchhaltung verbucht werden kann, sollten Unternehmen noch vor dem Scharfschalten ihrer App entsprechende Schnittstellen gemäß ihren speziellen Anforderungen einrichten lassen.

Unter dem Strich erhöhen (mobile) End-2-End-Lösungen also nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sie sparen auch Zeit und damit bares Geld. Liegen die indirekten Reisekosten pro Dienstreise im Durchschnitt bei 55 Euro, können End-2-End-Prozesse allein in punkto Reisekostenabrechnung 55 bis 60 Prozent der dafür aufgewendeten Zeit einsparen.

Gute neue Zeiten!

Tipps für die Einführung eines mobilen End-2-End-Prozesses

Checken des IST-Zustands: Entspricht die bisher eingesetzte Online Booking Engine (OBE) den Unternehmensanforderungen? Bildet sie einen End-2-End-Prozess inklusive Reisekostenabrechnung ab? Sollte dies nicht der Fall sein, oder bislang gar keine OBE eingesetzt werden, sollte die Einführung eines neuen Systems geprüft werden. Dabei ist zu beachten, dass

• die Buchungsprozesse gemäß der Unternehmensanforderung möglich sind;
• die Integration des betreuenden Reisebüros abbildbar ist;
• die Abrechnungslogiken inkl. aller Genehmigungsprozesse entsprechend dem Unternehmenswunsch konfigurierbar sind;
• eine Definition der gewünschten Schnittstelle möglich ist;
• das Konzept zur Archivierung der Belege den Unternehmensanforderungen entspricht;
• Betreuung und Support durch den Anbieter gewährleistet werden.