Alle Abläufe des Reisemanagements einfach integriert

Schluss mit Steinzeit und Zeitverschwendung

Raus aus der händischen Excel-Steinzeit, rein in die digitalisierte End-2-End-Gegenwart? Kein Problem für Daniela Brandt: Auf Basis der ganzheitlichen Business Travel-Lösung von Atlatos konnte die Travel Managerin der Ceyoniq Technology GmbH ihren Reisebereich nachhaltig auf Zukunft trimmen. Einfach, revisionssicher – und extrem zeitsparend.

Irgendwann im Sommer 2016 hatte Daniela Brandt die Faxen dicke. Die gelernte Hotelfachfrau arbeitet bei der Ceyoniq Technology GmbH, einem Software-Hersteller mit Sitz in Bielefeld, und ist verantwortlich für den Einkauf und das Travel Management des 160-Mitarbeiter-Unternehmens. Die Verbuchung von Reisekostenabrechnungen ist Teil ihres Aufgabenspektrums, und eigentlich macht ihr das auch viel Spaß. Aber doch nicht jede Woche! Und nicht stundenlang!

„Wir haben mit Excel-Formularen gearbeitet, die einige Kollegen sogar handschriftlich ausgefüllt und dann mit E-Mail-Anhängen versehen haben“, schaudert Brandt noch bei der Erinnerung. Klar also, dass sich da immer wieder Fehler eingeschlichen haben. „Viel zu viel Zeit und Nerven gekostet“ hat die Travel Managerin jedoch, dass sie die meisten Fehler nicht einfach so korrigieren konnte. Das ging nur nach Rücksprache mit den entsprechenden Kollegen, und denen musste sie oft erst ewig hinterherrennen. Eigentlich ein Paradoxon: „Wir haben uns die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf die Fahnen geschrieben, und wir selbst machen unsere Abrechnungsprozesse mit Excel?“ Die Travel Managerin lacht herzhaft. „Ich kam mir vor wie der legendäre Schuster, der selbst immer den schlechtesten Leisten hat.“

Gesucht: ein Tool für alle Dienstreise-Prozesse

Nach Rücksprache mit ihrem Chef stand dann aber sehr schnell fest: „Wir wollen eine Verschlankung der Reisekostenabrechnung. Dazu wollen wir ein Tool haben, das unsere Genehmigungsprozesse abbilden kann, unsere Rahmenverträge mit Hotels, der Bahn und einigen Mietwagenunternehmen, und wir wollen für all das nur ein einziges Tool nutzen müssen, sodass man nicht immer zig Systeme extra aufrufen muss.“
Gesagt, gesucht – gefunden! Über eine Informationsveranstaltung zu „Business Travel Lösungen für Unternehmen“ stieß Brandt auf die Atlatos GmbH und verabredete sich mit Senior Key Account Manager Thielo Nickel-Barischew zu einem Beratungsgespräch in Bielefeld. Noch heute ist sie beeindruckt, wie viel Zeit sich der Mann aus Runkel genommen hat. „Seine Beratung war wirklich perfekt und begeisternd“, schwärmt Brandt. Und damit sie und ihre Kollegen sich ein eigenes Bild vom Atlatos Profi Traveller machen konnten, schaltete Nickel-Barischew zum Abschied noch einen Testmandanten frei, „mit dem ich in ziemlich guter Qualität zum Beispiel Hotels und Flüge buchen konnte“.

Danach war klar: „Mit Atlatos passt es!“ Der Form halber hat Brandt sich zwar noch nach Alternativen umgeschaut. „Aber diese Mühe hätte ich mir sparen können: Für die meisten Anbieter ist ein Unternehmen mit ‚nur‘ 160 Mitarbeitern schlichtweg uninteressant.“ Sagt sie und schüttelt den Kopf.

»Wir können jetzt alles genauso abbilden, wie wir es benötigen«

Los ging es dann im neuen Jahr mit der Implementierung des Atlatos Profi Travellers, einem revisionssicheren End-2-End-System zur Buchung und Abrechnung von Flügen, Hotels, Mietwagen und der Bahn. „In dieses System haben wir dann noch ein paar besondere Anforderungen implementiert und zusätzlich einige Extra-Lösungen programmiert“, erklärt Key Accounter Nickel-Barischew. Extras freilich, auf die Ceyoniq großen Wert legt: „Vom Dienstreiseantrag bis zur Reisekostenabrechnung konnten wir plötzlich alles genauso abbilden, wie wir es benötigt haben“, begeistert sich Travel-Chefin Brandt. „Atlatos hat alles bis ins Detail auf uns als Kunden abgestimmt; sogar unser Logo in Ceyoniq-grün ist drin.“

Doch der Reihe nach: Nachdem das System installiert war, konnte Brand über eine Implementierungsdatei ganz bequem die Benutzerprofile für ihre 60 bis 70 regelmäßig reisenden Mitarbeiter anlegen; darunter Informationen zu Kontaktdaten, Kostenstellen, Personal-, und Kreditkartennummern. In den Benutzerprofilen der Kollegen aus dem Consulting-Bereich lassen sich sogar einzelne Projektnummern hinterlegen. So können die Verantwortlichen jederzeit nachvollziehen, im Rahmen welches Projekts wann welche Reisekosten angefallen sind.

Zweistufige Genehmigungs­verfahren als Teil des Workflow

Als nächstes erfolgte die Anpassung des Atlatos Profi Traveller an die Genehmigungskultur der Ceyoniq Technology GmbH. Gebucht werden kann eine Dienstreise danach erst, wenn der Reisewillige das Okay seines Vorgesetzten hat. Allerdings unterscheidet das Unternehmen in diesem Punkt zwischen Kollegen, die eine permanente Dienstreisegenehmigung besitzen sowie jenen, die vor Antritt einer Reise zunächst einen Reiseantrag an ihre(n) direkte(n) Vorgesetzten adressieren müssen.

Zweistufig ist das Genehmigungssystem auch in puncto Reisekostenabrechnung: Bevor Travel Managerin Brandt die einzelnen Kostenposten kaufmännisch prüfen und schließlich freigeben/verbuchen kann, muss zunächst der jeweilige Vorgesetzte (s)eine fachliche Freigabe erteilen. Natürlich ist auch dieser zweistufige Prozess Teil des End-2-End-Workflows, den Atlatos für Ceyoniq programmiert hat.

Und wer bucht die Reisen? „Theoretisch macht das jeder Mitarbeiter selber“, grinst Brandt. „Wenn es aber um Hotelbuchungen geht, dann schaue ich gern selbst nochmal drauf, dann bin ich die Buchungsinstanz.“ Nicht umsonst ist sie ausgebildete Hotelfachfrau. „Die Kollegen suchen sich dann ein Haus aus und schicken ihren Vorschlag per Workflow an mich.“ Das Tolle aus Sicht der Travel Managerin: Auch dafür muss niemand den Atlatos Profi Traveller verlassen, auch dieser Schritt bleibt innerhalb des Systems.

»In der selben Zeit dreimal so viele Abrechnungen wie früher«

Lief, bzw. läuft also alles so, wie sie es sich vorgestellt hat? Unbedingt!, nickt Brandt: „Das ganze Projekt ist problemlos durch die Tür gegangen, und danach gab es aufseiten der Mitarbeiter sehr schnell sehr große Akzeptanz. Überdies ist die Oberfläche so einfach und benutzerintuitiv, dass wir fast keine Schulungen gebraucht haben.“ Und natürlich hat der Atlatos Profi Traveller nicht nur das Leben ihrer Kollegen einfacher gemacht. Brand: „Dank Atlatos habe ich nun mehr Spielräume für meine anderen Arbeitsbereiche; heute schaffe ich in derselben Zeit dreimal so viele Abrechnungen wie früher.“ Allein im Jahr 2018 waren dies übrigens mehr als 800 Reisekostenabrechnungen und um die 1.600 Buchungen inklusive Genehmigungsprozessen.

Doch Daniela Brandt und Ihr Chef sind längst schon weiter: Im Augenblick überlegen sie, ob die Ceyoniq Technology GmbH in Zukunft nicht auch mit der Profi Traveller-App von Atlatos arbeiten sollte.

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